Что лучше? Evernote или Workflowy?

После выхода моего видео про Workflowy, пользователь The Paradise столкнулся с выбором между этим сервисом и Evernote. И хотя я и ответил на этот вопрос в комментариях в тот же день,

для себя решил чуть позже написать более подробную статью на эту тему, так как по моему личному мнению, выбирать между ними не стоит, и в этой статье я расскажу, почему.

Каждой задаче — свой инструмент.

Существует много различных инструментов, и не смотря на то, что вполне возможно забить гвоздь кувалдой (да, у меня был такой опыт: не пытайтесь повторить дома :), а все продукты нарезать одним и тем же ножом, всё-таки гораздо удобнее пользоваться молотком для гвоздей (да и то, своему гвоздю — свой молоток), ну и про ножи… Думаю, вы поняли.

Так вот, Evernote и Workflowy отличаются друг от друга не так сильно, как молоток от ножа, а скорее как кувалда от ювелирного молотка, или большой тесак от ножа для филейных частей.

В каждом из этих сервисов вы можете составлять и редактировать списки. Так же вы легко можете отправлять их другу, знакомому или выставить на всеобщее оборзение обозрение.

Но всё-таки, делать это в Workflowy значительно быстрее, особенно, если изучить все сочетания клавиш.
Именно скорость является его основным достоинством. Если вы уже пробовали составлять списки в Evernote и Workflowy, то наверняка заметили разницу в скорости. Большой слон слишком нетороплив и не приспособлен для составления сложных списков.

К тому же, метки в Evernote вы можете присваивать только отдельной заметке, а не её части. С другой стороны, если предположить, что каждая строка в Workflowy соответствует заметке в Evernote (и в таком случае, каждой из этих заметок можно присвоить метку), то тогда мы сталкиваемся с ограничениями структуры этих заметок (помните, стопки блокнотов, блокноты, заметки?).

Но если всё так хорошо в Workflowy, тогда зачем нужен Evernote?

И снова возвращаемся к нашим ножам и кувалдам.

Да, Workflowy работает очень быстро. Но всё, что он делает — это очень быстро составляет списки. Из текста. Да, вы можете поиграть с его форматированием, сделать текст жирным или курсивом, но вставить изображение к этой заметке вы не сможете. И уж тем более, найти нужную строку по тексту, который находится на этом изображении.

У Workflowy не настолько удобный мобильный «товарищ», как у Evernote (хотя и он тоже далёк от совершенства). Так что основным «местом работы» с Workflowy является рабочий компьютер. Ну или ноутбук 🙂 С телефона или планшета пользоваться этим сервисом уже не так удобно.

Evernote же, в свою очередь, хоть и нетороплив, но «вездесущ». У этого слона есть куча способов для «всасывания» информации. Вы можете снять фотку на мобильный телефон, отправить себе письмо с нужным текстом, скопировать содержимое интернет-страницы одним щелчком мыши, наболтать кучу слов в диктофон, и вся эта информация окажется в памяти вашего слона. В этом плане у Evernote мало конкурентов (а после того, как закрылся SpringPad, практически не осталось).

Извините, отвлёкся. Многие пользователи пытаются найти для себя некий универсальный инструмент. Волшебную программу, которая бы подходила по всем параметрам.

Но почему бы нам «не объединить брэнды?» (с) День выборов

На самом деле, вместо поиска идеального инструмента можно попробовать использовать сильные стороны этих двух сервисов. Проще всего объяснить на примере, так что расскажу про свой способ работы с Workflowy и Evernote.

Вот такой список я составил перед тем, как писать этот пост. Я выписал все темы, подумал, в каком порядке должно идти повествование, и после этого экспортировал этот список и поместил его в свой текстовый редактор. И уже в нём продолжил писать более подробный текст, не задумываясь о том, в правильной последовательности ли я пишу. Собственно, всё свелось к сбору и организации всех идей, которые мне пришли в голову 🙂

Дописал статью, поместил её в Evernote, экспортировал ветвь Workflowy (в формате OPML) в текстовый файл. И прикрепил этот самый файл к той же заметке в Evernote. Теперь можно удалить ветвь из Workflowy. А при необходимости её можно снова достать из Evernote, и «водрузить на место» (простым копированием текста из файла и вставкой в новый пукнт Workflowy).

Почему OPML, а не какой-либо другой вариант?

Потому что именно этот формат даёт возможность сохранить структуру документа и оставить примечания. Экспорт содержимого ветви Workflowy в виде форматированного текста полезен для создания документа Word или Pages, а так же при сохранении в заметке Evernote. Но если вы попытаетесь скопировать этот текст из документа и вставить в Workflowy, столкнётесь с тем, что каждое примечание будет импортировано как отдельный пункт в списке, и потребуется некоторое время на то, чтобы привести ваш список в порядок.

А зачем вообще удалять информацию из Workflowy?

На этот вопрос можно ответить следующим изображением.

Если вы увидите это сообщение, значит ваша идея упёрлась в ежемесячный потолок. Всего вы можете создавать в Workflowy 250 новых записей ежемесячно. Но это ограничение по своей сути ближе к различным облачным хранилищам, чем к Evernote. Вы можете добавить 250 записей, обработать их, упорядочить как вам вздумается, потом экспортировать это всё в Evernote и удалить из Workflowy. И у вас снова есть всё те же 250 записей 🙂

Кстати, вы даже можете использовать отдельную учётную запись для таких целей:

• достали из Evernote;
• поработали в Workflowy;
• сохранили в Evernote;
• удалили из Workflowy.

И всё 🙂 Чуть дольше, чем засунуть слона в холодильник ¹

Ещё кое-что про Workflowy

В процессе записи видео про этот сервис я не рассказал о паре важных моментов.

Момент первый: как поделиться записями?

Для этого используется следующий пункт меню: Share.

После того, как вы нажмёте на него, увидите следующее окно, в котором потребуется определиться: вы хотите предоставить доступ только для чтения (view), или ещё и для редактирования (edit)? Определяйтесь, и жмите кнопку «Share».

Ну и последнее окно. Здесь вы можете скопировать ссылку, которую вы можете дать своему другу / знакомому / коллеге. После чего нажмите кнопку «Close». Либо кнопку «Stop sharing that list», если вы передумали делиться своим списком.

После того, как вы поделились своим списком, его кнопка будет выделена другим цветом, а на месте пункта «Share» теперь находится «Shared», что означает, что вы уже поделились этим списком.

Если позже вы решите отключить общий доступ к списку, просто нажмите этот пункт меню, и в знакомом вам окне нажмите кнопку «Stop sharing that list».

Момент второй: звёзды

Не те, что в небе, а те, что в правом верхнем углу листа.
С помощью этой звезды вы можете создавать свой список «Избранного». К примеру, это может быть фокус на каком-либо конкретном списке, или даже результат поиска. Чтобы увидеть ваш список избранного, нажмите на звёздочку справа от строки поиска.

Для этой процедуры есть отдельные горячие клавиши:
Чтобы добавить страницу в избранное, нажмите Ctrl + Shift + 8 (то есть, Ctrl + *). Повторите это же сочетание, чтобы исключить страницу из избранного.
Если у вас несколько страниц в избранном, вы можете переключаться между ними с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + 4 (то есть, Ctrl + «точка с запятой»: вообще-то сначала я набрал 😉 и понял, что смайлик сюда ну никак не подходит).

Что даёт версия PRO?

Как вы могли заметить, в процессе предоставления доступа к списку, есть отключённый пункт меню:
Privately to specific email address, с помощью которого можно дать доступ только какому-то определённому пользователю. Это пункт меню будет доступен, если у вас  платная подписка на этот сервис.

Что ещё хорошего в платной версии?

• нет ограничения по количеству заметок,
• появится доступ к другим темам внешнего вида (шрифт и фон),
• ежедневное резервное копирование ваших данных в Dropbox.

Цена вопроса — 5$ в месяц, или 49$ в год.

Стоит ли платить за этот сервис?

Это, как говорится, решать лично вам. Я пользуюсь бесплатной версией, и мне хватает.

Вопросы?

Если после прочтения этой статьи у вас появились вопросы, или идеи, которыми хотите поделиться — пожалуйста, оставьте свой комментарий.